ماده ۶ قانون تجارت مقرر می‌دارد که هر تاجر به استثنای کسبه جز مکلف به داشتن دفاتر تجاری است که شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه میشود.
انواع دفاتر تجاری
قانون تجارت ضمن الزام تجار به ثبت و نگهداری دفاتر تجاری، انواع آن را به ترتیب زیر معرفی کرده است:
دفتر روزنامه
دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و مطابق ماده ۷ معاملات راجع به اوراق تجارتی از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به این دفتر به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت نماید.
این دفتر به طلبکاران تاجر کمک می‌کند تا در صورت ورشکستگی وی، او را ورشکسته به تقصیر اعلام کنند یا در صورت بروز اختلاف حقیقت امر کشف میشود.
دفتر کل
دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
ماده ۸ قانون تجارت می‌گوید این دفتر، دفتر دسته بندی معاملات است و در هر صورت جمع ارقامش باید با جمع ارقام معاملات دفتر روزنامه یکی باشد. این نکته‌ایست که وکیل تاجر باید به آن گوشزد کند تا برای پرداخت مطالبات آینده خود دچار مشکل نشود.
دفتر دارایی
دفتری است که تاجر باید هر ساله صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده، در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
این دفتر صورت وضعیت مالی سال گذشته تاجر است که از روی آن می‌توان فهمید چه چیزی به دارایی تاجر افزوده شده یا کاسته شده است و همچنین می‌توان فهمید که تاجر سود کرده یا زیان دیده است که در عمل مورد استفاده قرار نمی‌گیرد و تجار از ترازنامه استفاده می‌کنند.
دفتر کپیه
دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب‌های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف ماده ۱۰ تبصره؛ به جای این دفتر هم از دفتری به نام دفتر اندیکاتور، نامه نما، استفاده میشود، مخصوص ضبط کند.
مقررات راجع به نگهداری دفاتر تجاری
- به جز دفتر کپیه سایر دفاتر باید توسط نماینده ثبت امضا شود و در مورد دفتر کپیه باید فقط اوراق دارای نمره ترتیبی باشند. این اقدام در زمان تجدید سالانه هر دفتر باید رعایت شود.
- دفتر باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و متصدی امضا باید صفحات را شمرده و در صفحه اول و آخر مجموع عدد صفحات را به حروف با مشخصات صاحب آن بنویسید، تاریخ را به حروف بزند و امضا کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی وزارت دادگستری منگنه نماید.
- تراشیدن، حک کردن و نیز جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول، در حاشیه یا بین سطور نوشتن ممنوع است.
- دفاتر از پایان هر سال تا ده سال نگهداری شود که این در سابق به خاطر مرور زمان ۱۰ ساله دعاوی راجع به اموال منقول بود و اکنون، برای اینکه تاجر از تعرضات مصون بماند بهتر است بیش از ده سال هم نگهداری کند.
فایده حقوقی دفاتر تجارتی
اگر دعوا تجاری باشد یعنی مربوط به فعالیت‌های تجاری بوده باشد و تاجر مدعی باشد، در صورتی می‌تواند به این دفاتر استناد کند که طرف او تاجر باشد.
در صورت اختلاف در دفتر دو تاجر، یعنی اگر دفاتر تجارتی دو تاجر با هم تعارض داشته باشد، باید دادگاه هر دو دفتر را کنار بگذارد و به دلایل دیگر استناد کند و اگر بتواند وجه ترجیحی برای دلالت یکی پیدا کند آن را سند قرار می‌دهد.
در هر صورت اگر بتواند به این نتیجه برسد که محتویات یکی درست است می‌تواند همان را ملاک صدور رای قرار می‌دهد ولی اگر دعوا تجاری باشد و طرف او تاجر نباشد، دفتر تجاری تاجر فقط می‌تواند علیه وی مورد استناد قرار گیرد و به نفع او قابل استناد نیست.
اما برای آن که دفتر تاجر بتواند قابلیت استناد علیه او را داشته باشد، باید دفتر مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشد و مطابق ماده ۱۲۹۹، در موارد ذیل به نفع او قابل استناد نیست:
- در صورتی که مرسل شود اوراق جدیدی به دفتر داخل کرده اند یا تراشیدگی دارد.
- وقتی که در دفتر بی ترتیبی و اغتشاشی کشف شود که بر نفع صاحب دفتر باشد.
- وقتی که بی اعتباری دفتر سابقا به بی جهتی از جهات در محکمه مدلل شده باشد.
اما در هر صورت علیه وی قابل استناد هست، در صورتی که دعوا تجاری نباشد؛ چرا اینکه دعوا بین دو تاجر باشد یا یکی از طرفین تاجر باشند، دفتر تاجر به نفع او قابل استناد نخواهد بود و فقط می‌تواند جز قرائن و امارات محسوب شود قسمت اول ماده ۱۲۹۸ قانون تجارت یک سری مقررات هم هست که در مورد سندیت دفاتر تجاری باید رعایت شود و فرقی نمی‌کند که دعوی تجاری باشد یا غیر تجاری:
- اگر کسی به دفتر تجارتی استناد کرد نمی‌تواند آنچه به نفعش هست را بپذیرد و آنچه به ضررش هست را رد کند، مگر بی اعتباری آنچه بر ضرر اوست را به اثبات برساند.
- اگر دفاتر تجاری به نفع صاحبش دلیل نباشد به ضررش هست و قید دین در دفتر تجارتی به منزله اقرار کتبی اوست. اگر یکی از طرفین، به دفتر بازرگانی طرف دیگر استناد کند، دفاتر نام برده باید در دادگاه ابراز شود. در صورتی که ابراز و ارائه این دفاتر در دادگاه ممکن نیست دادگاه یک شخص را مامور می‌کند تا خارج نویسی کند و دفتر را معاینه کند. هیچ بازرگانی نمی‌تواند به بهانه نداشتن دفتر از ارائه دفتر امتناع کند، مگر اینکه ثابت کند دفترش تلف شده یا دسترسی به آن ندارد.
ضمانت اجرای عدم نگهداری دفاتر
در ماده ۱۵ ق.ت. ضمانت اجرای کیفری جریمه مالی است که به نسبت آن زمان زیاد بوده اما اکنون اینطور نیست و خیلی ناچیز است.
در بند ۳ ماده ۵۴۲ قانون تجارت نداشتن یا تنظیم ناقص یا بدون ترتیب دفتر باعث میشود که اگر همراه با تقلب بوده باشد مجازات ورشکستگی به تقصیر را برای تاجر به همراه داشته باشد.
اگر هم ثابت شود که تاجر دفاتر خود را مفقود کرده، ورشکسته به تقلب اعلام میشود. اقدام تاجر به تنظیم نادرست دفاتر ممکن است از مصادیق جعل یا استفاده از سند مجعول تلقی شده و تاجر به مجازات آن محکوم شود.
در مورد ضمانت اجرای مدنی باید بگوییم که اگر از عدم نگهداری صحیح دفاتر به اشخاص ثالث ضرری وارد بیاید، این اشخاص می‌توانند مطابق مقررات مسئولیت مدنی اقدام نمایند و این نگهداری خطا و تقصیر محسوب میشود که می‌تواند موجب مسئولیت برای تاجر باشد.
در صورت نیاز به دریافت مشاوره حقوقی در خصوص تنظیم اصولی دفاتر تجاری می‌توانید با متخصصین حقوقی بنیاد وکلا در ارتباط باشید.
