مطابق قانون آیین دادسی مدنی: «هرکس می‌تواند قبل از تقدیم دادخواست، حق خود را به وسیله‌ی اظهارنامه از دیگری مطالبه نماید، مشروط بر این که موعد مطالبه رسیده باشد.
به طور کلی هر کس حق دارد اظهاراتی که را که راجع به معاملات و تعهدات خود با دیگری است و بخواهد به طور رسمی به وی برساند، ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ نماید.
اظهارنامه توسط اداره‌ی ثبت اسناد و املاک کشور یا دفاتر دادگاه‌ها ابلاغ می‌شود.
اداره‌ی ثبت اسناد و دفتر دادگاه‌ها می‌توانند از ابلاغ اظهارنامه‌هایی که حاوی مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت باشد، خودداری نمایند.»
و همچنین «در صورتی که اظهارنامه مشعر به تسلیم چیزی یا وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده به مخاطب باشد، باید آن چیز یا وجه یا مال یا سند هنگام تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ، تحت نظر و حفاظت قرار گیرد، مگر آن که طرفین هنگام تعهد، محل و ترتیب دیگری را تعیین کرده باشند. »
البته امروزه ارسال اظهارنامه عمدتا از طریق دفاتر خدمات قضایی میباشد.
در تنظیم اظهارنامه نیز اصولی باید مدنظر قرار گیرد که مهم‌ترین آنها عبارت است از:
تا حد امکان تلاش کنیم الفاظ و عبارات ذکر شده در متن اظهارنامه کوتاه، مختصر، شفاف و بدون ابهام، دقیق و با آگاهی کامل از مفاهیم آنها باشد تا احیانا به ضرر خودمان مورد استفاده قرار نگیرد.
در تنظیم اظهارنامه از درج مطالب خارج از نزاکت و استعمال الفاظ رکیک و یا عباراتی که می‌تواند افترا (یعنی نسبت دادن جرمی به دیگری) یا نشر اکاذیب تلقی شود، پرهیز شود عدم رعایت این نکته ممکن است موجب عدم پذیرش یا عدم ارسال اظهارنامه‌ی ما از سوی مرجع ارسال کننده شود.
چنانچه همراه اظهارنامه چیزی ارسال شده باشد، حتما در متن تنظیمی به آن مورد، محل نگهداری، شماره یا مشخصات ظاهری آن اسناد، قراردادها، چک و … اشاره شود.
همچنین لازم است متن تنظیمی را قبل از مراجعه به دفاتر خدمات الکترونیک قضائی – با مشورت با افراد آگاه – آماده کنید تا فرصت کافی برای تنظیم دقیق آن در اختیار داشته باشید.
همان‌طور که اشاره شد الفاظ و عبارات به کار رفته در متن، اهمیت بسیار زیادی دارد و چنانچه با سرعت و بی‌دقتی تنظیم شده باشد، ضمن آن که ممکن است زیان بزرگی را برای ما به همراه داشته باشد و به ضرر ما مورد استفاده قرار گیرد، می تواند طرف مقابل را هوشیار کند و فرصت‌های لازم را در پاره‌ای از موارد از ما بگیرد.
امروزه برای ارسال اظهارنامه باید با تهیه‌ی متن تنظیمی (بهتراست متن تنظیمی توسط وکیل دادگستری تنظیم گردد) و پیوست‌های آن (چنانچه پیوستی وجود داشته باشد) و با داشتن کد ملی به دفاتر خدمات الکترونیک قضائی مراجعه کنید.
پس از ارسال اظهارنامه، پیامکی در این خصوص برای شما ارسال می‌شود که حاوی تایید ارسال اظهارنامه است، پس از مدتی (معمولا بین ۱۰ روز تا یک ماه) پیامک دیگری در خصوص اینکه طرف مقابل اظهارنامه را دریافت کرده است یا خیر برای شما ارسال می‌شود.
با مراجعه مجدد به دفاتر خدمات قضایی می‌توانید رسید ابلاغ‌نامه خود را دریافت کنید.
به یاد داشته باشید که رسید دریافتی توسط دفتر خدمات قضایی مهر شود.
نحوه تنظیم اظهارنامه
امروزه ارسال اظهارنامه از طریق دفاتر خدمات قضایی میباشد.بهتر است قبل از ارسال اظهارنامه حتما با وکیل دادگستری مشورت گردد.
از طرف دیگر در برخی از موارد بایستی از ارسال اظهارنامه جلوگیری کنیم، چون در نتیجه این کار طرف دعوا هوشیار می‌شود و اقدام به انجام عملیاتی می‌کند که موجب از بین رفتن حقوق ادعایی خواهد شد.
مثلا اگر بخواهیم اموال بدهکار را از جهت اینکه بدهی خود را پرداخت نمی‌کند توقیف کنیم، با ارسال اظهارنامه، بدهکار از احتمال توقیف اموال خود آگاه می‌شود و اقدام به فروش، انتقال و مخفی کردن اموال خود می‌کند. نکته دیگری که در تنظیم اظهارنامه باید به آن توجه کرد، این است که از نسبت دادنن جرم به طرف مقابل یا نوشتن اکاذیب خودداری کنیم، چون ممکن است تحت شرایطی به‌عنوان مفتری یا کسی که اقدام به نشر اکاذیب کرده است از سوی طرف مقابل تحت تعقیب کیفری قرار بگیریم.
گاهی اوقات همراه با اظهارنامه می‌خواهیم سند یا مال یا وجهی را به طرف مقابل تسلیم کنیم که در این صورت آن سند یا مال یا وجه را به مرجعی که اظهارنامه را برای ابلاغ به آن تسلیم می‌کنیم تحویل می‌دهیم تا تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گیرد که در این صورت اگر امکان تحویل آن همراه با اظهارنامه به طرف مقابل باشد، به ضمیمه اظهارنامه تحویل وی داده می‌شود.
در غیر این صورت به طرف مقابل ابلاغ می‌شود که برای تحویل گرفتن آن به مرجع مزبور مراجعه کند. اما اگر ضمن قرار داد متعهد شده باشیم که این اقدام (تحویل دادن موارد مذکور) در محل و ترتیب دیگری صورت پذیرد، می‌بایست بر اساس قرار داد اقدام کنیم.
