تنخواه چیست و شامل چه مواردی می شود؟

تنخواه مبلغی است که در یک حساب که این حساب به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد، قرار می گیرد.

فردی که حساب تنخواه در اختیار او قرار می گیرد، تنخواه گردان نام دارد.

این فرد باید فردی مطمئن و صادق و مورد تایید هیئت مدیره شرکت باشد. همچنین هر هزینه ای که توسط این فرد از حساب تنخواه انجام می شود، باید با سندهای رسمی و واضح به حسابداری شرکت تحویل داده شود.

تنخواه گردان فینتو

این اسناد باید به طور کامل با ثبت زمان و هزینه در دفتر بایگانی باشد و سپس این اسناد باید توسط مدیر حسابداری و مدیر تنخواه امضا شوند و در بایگانی شرکت در حساب تنخواه ذخیره شوند.

این امور می توانند اعم از هزینه‌ای مانند ارتباط با سایر شرکت‌ها باشند یا کرایه ماشین و هر هزینه دیگری که باید از حساب تنخواه انجام شود را می تواند شامل شود.

تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه انجام می شود، هزینه های نقدی می باشند؛ به همین دلیل عدم دقت در آن می تواند خسارت های مالی زیادی را به شرکت وارد نماید.

تنخواه گردان کسی است  که وجه مشخصی در اختیار او قرار می گیرد.

این فرد باید با پایبندی به قوانین از این منابع مالی در جهت امورات مربوط به شرکت استفاده نماید و از حساب تنخواه در جهت منافع شخصی استفاده نکند.

ضمن اینکه در صورت استفاده از  حساب تنخواه باید مدارک و اسناد معتبر مربوط به میزان و نوع هزینه را به هیئت مدیره شرکت ارائه کند. در موسسات مختلف  تنخواه گردانی به عنوان یک شغل بسیار مهم و خطیر شناخته می شود.

این فرد باید یک فرد درستکار و صادق در انجام امور کاری خود باشد.

در بسیاری از شرکت‌ها همیشه مقداری پول نقد برای هزینه‌هایی که نمی توان به صورت غیر  نقدی یا صدور چک  آنها را انجام داد، وجود دارد و باید برای هزینه کردن هر وجهی به صورت نقدی یک روند خاص طی شود و اسنادی موجود وجود داشته باشد.

این مقدار پول نقد که نگهداری آن بر عهده یک فرد خاص قرار می گیرد، تنخواه نام دارد و باید از آن در جهت منافع شرکتی استفاده شود.

فردی که این وجه در اختیار او قرار می گیرد یکی از مهمترین وظایف را  در شرکت‌ها بر عهده دارد و تنخواه گردان نامیده می شود.

تنخواه گردان به روش متغیر

سقف مبلغی که در این روش تعیین می شود توسط مدیران ارشد تعیین می گردد و زمان مشخصی هم با توجه به حجم خریدهایی که توسط شرکت انجام می شود و در یک بخشنامه تنظیم می شود، مشخص می گردد.

این نوع حساب تنخواه گردان در مدت زمانی که در قرارداد مشخص شده است، باید اسناد موجود برای خریدهای شرکتی توسط تنخواه گردان تحویل داده شوند.

تنخواه گردان به روش ثابت

در این نوع حساب تنخواه با توجه به نیازهای شرکت، یک مبلغ ثابت برای هزینه های شرکتی در اختیار تنخواه گردان قرار خواهد گرفت و این فرد باید مدارک لازم دال بر خریدهای مرتبط با نیازهای شرکتی را در مدت زمان معلوم به حسابداری تحویل دهد، پس از بررسی مدارک یک چک در وجه تنخواه گردان ثبت میشود.

این حساب در طول دوره مالی  برای انجام هزینه های شرکتی هیچ هزینه ای انجام نمی دهد و پس از پایان دوره مالی هم بسته خواهد شد.

قبل از تشکیل این حساب باید صلاحیت تنخواه گردان در به عهده گرفتن این مسئولیت خطیر ثابت شود، سپس میزان پولی که باید در اختیار این فرد قرار بگیرد، توسط هیئت مدیره مشخص شود و از پرداخت وجه‌ها به صورت پراکنده و نامنظم  باید خودداری شود.

همچنین پرداخت تنخواه به فرد مورد نظر باید به صورت دریافت رسید معتبر انجام شود. فرد تنخواه گردان باید هزینه‌هایی را که از حساب تنخواه انجام می دهد، با فاکتور معتبر به حسابداری شرکت تحویل دهد، سپس حسابی که برای تنخواه انتخاب می شود باید به موقع شارژ شود و اسنادی که توسط تنخواه گردان ارائه می شود، باید به طور کامل بایگانی شوند.

افتتاح حساب تنخواه شامل موارد مالی و غیر مالی می شود.

برای برخی از فرآیندها این پروسه مالی انجام نمی شود و در نتیجه ثبت حسابداری هم نمی شود و برخی دیگر از کارهای مالی باید به طور کامل ثبت حسابداری شوند؛ مثلا پیدا کردن شخص مورد اعتماد جزو موارد مالی نمی باشد.

در عین حال در روند هزینه های حساب تنخواه بسیار هم تاثیرگذار است.

مرحله بعد، دریافت تضمین مناسب از تنخواه گردان می باشد که شامل چک یا سفته معتبر می شود و این مرحله جزو مراحلی است که باید در ثبت حسابداری آورده شود و منجر به صدور سند حسابداری شرکتی می شود. همچنین تنخواه گردان  اجازه ندارد، بدون ثبت سند وجهی را از حساب خرج نماید .

در رسیدی که توسط تنخواه گردان به حسابداری ارائه می شود، مبلغی که هزینه شده است، باید دقیق به عدد و به حروف قید شود.

همچنین باید نام فروشگاه یا سازمانی که از آن خرید انجام شده است، به دقت نوشته شود. در انتها تنخواه گردان و مدیر حسابداری باید  رسید را امضا کنند.

همچنین در این رسید باید به عنوان یک رسید رسمی، شناسه اقتصادی و موسسه مورد نظر، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور، شماره سریالی که بر روی فاکتور چاپ شده است، به طور کامل مشخص باشد و هیچ خدشه به آن وارد نشده باشد و همچنین عدد به طور کامل در آن درج شده باشد.

فاکتور تنخواه دارای خدشه و بدون درج موارد فوق، فاقد اعتبارات لازم می باشد و نمی تواند در حساب بایگانی شرکتی ثبت شود.

تمامی موارد فوق پس از ارائه رسید تنخواه باید در حساب بایگانی ثبت شود و توسط مسئول مربوطه امضا گردد.

 هر نوع پرداختی که از حساب تنخواه انجام شود، اعم از پول آب و گاز و تلفن و مواردی مانند هزینه های مرتبط با  پرداختی حقوق کارکنان شرکت یا هزینه‌هایی که صرف خرید موادی برای شرکت می شود و یا صرف هزینه قرارداد با سایر شرکت‌ها خواهد شد، جزء هزینه های حساب تنخواه می باشد.

برای صرف هر کدام از این هزینه‌ها باید رسید معتبری ارائه شود.

این رسید از آنجا اهمیت دارد که از هزینه های بیهوده جلوگیری شود و فقط هزینه‌هایی انجام شود که در لیست قرارداد تنخواه گردان آورده شده باشد .

فینتو

تنخواه دار می تواند وظایف خود را به صورت دستی انجام دهد که طبیعتا امکان خطا، گم شدن فاکتور ها و مشکلات دیگری را به همراه خواهد داشت.

برای رفع این قبیل مشکلات و سرعت بخشیدن به امور، تنخواه دار می تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند.

فینتو یک نرم افزار آنلاین در این زمینه می باشد که مزایای آن را در زیر می بینید.

نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است.

در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:

• امکان تعریف و مدیریت چندین دبیر خانه و شرکت مختلف با ضریب ایمنی بالا و کاربری آسان
• ساخت الگوی نامه ها طبق استاندارد تعریف شده سازمان بدون هیچ گونه محدودیتی
• ثبت و ضبط نمودن و کنترل گردش مالی شرکت بصورت آنلاین
• اعمال مهلت در راستای مبادرت ورزیدن به نامه های ارجاعی و شکل گیری کارتابل و پیگیری نامه ها
• امکان ایجاد کارتابل برای هر کاربر و مدیریت انواع اطلاعات شامل نامه ها و فرم های اداری
• بهره مندی از وجود تایپ و ویرایش نامه ها و قابلیت تعریف امضاء در راستای تایید نامه ها
• دریافت تمامی گزارش های کمی و کیفی از نامه ها و گردش آن ها در سازمان
• آرشیو و بایگانی مدارک و پرونده ها
• امکان برقراری ارتباط نرم افزار تنخواه گردان آنلاین با سایر نرم افزارهای آنلاین دیگر
• ایجاد بی نهایت تنخواه گردانی همزمان
• امکان درج تصویر بر روی هر فاکتور
• گزارش گیری در بازه های زمانی متفاوت
• دریافت فایل پی دی اف از گزارشات
• امکان اشتراک گذاری تمامی دریافت ها و پرداخت ها با فرمت پی دی اف و یا چاپ آنها
• کنسول مدیریتی سیستم
• تعریف تنخواه دار و برآورد هزینه
• اطلاع لحظه ای و آنلاین از هزینه های اعمال شده
• مشاهده و اطلاع از میزان تنخواه باقی مانده هر شخص در سیستم
• دریافت اسناد حسابدار