نوع سوم از اسناد، اسناد عادی هستند. رایج ترین اسنادی هستند که در نظام جمهوری اسلامی ایران وجود دارد.
در ماده ۱۲۸۷ قانونگذار سند رسمی را تعریف کرده است:
- اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی؛
- در حدود صلاحیت آن ها؛
- بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است؛
با وجود این سه شرط سند رسمی محسوب می شود. در تعریف سند عادی در ماده ۱۲۸۹ قانونگذار این گونه مقرر کرده است، غیر از اسناد مذکور در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است. اعم از این که هیچ یک از شروط را نداشته باشد. یا یکی از آن سه شرط را نداشته باشد.
ماده ۱۲۹۳ ق.م:
هرگاه سندی به وسیله یکی از مامورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مامور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرر قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد عادی است.
رکن سند عادی امضاء
امضاء پس از تنظیم- در ذیل ماده ۱۲۹۳ به نکته ای اشاره کرده:
امضای منتسب الیه، رکن سند عادی است. امضاء زیر سند و معمولا در خود سند می باشد.
امضای سنتی به مفهوم اعم کلمه عبارت است از هر گونه علامت انحصاری شخصی است که زیر نوشته ترسیم یا گذاشته شده و دلالت بر هویت امضاء کننده و تایید متن نوشته توسط او بنماید، بنابراین می تواند به وسیله دست در سند ترسیم شده (امضاء به معنای اخص) و یا به وسیله دیگری نقش بسته و یا منحصرا مهر یا اثر انگشت باشد.
اگر چه امضاء، مهر یا اثر انگشت رکن سند عادی است. اما قانونگذار در مواردی نوشته بدون امضاء را نیز سند دانسته است؛ مانند دفاتر تجاری بازرگان، ماده ۱۴ ق.ت و ماده ۱۲۹۷ق.م).
در غیر مواردی که قانون استناد کرده، امضاء منتسب الیه (یا حسب مورد و یا اثر انگشت) رکن سند عادی است.
امضاء الکترونیکی
ماده ۶ قانون تجارت الکترونیکی (عبارت است از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو منطقی متصل شده به داده پیام است که برای شناسایی امضاء کننده داده پیام مورد استفاده قرار می گیرد).
بنابراین در فضای الکترونیکی که نوشته ها صورت مادی ندارد و نمی توانند لمس شوند و تبادل آگاهی ها در محیطی مجازی صورت می گیرد و هر علامتی (برای نمونه شماره رمز) که شناسایی امضاء کننده داده پیام را امکان پذیر نماید امضاء الکترونیکی شمرده می شود؛ مانند شماره رمزی که مشتری بانک برای استفاده از دستگاه خود پرداز بانک، پس از وارد کردن کارت خود به دستگاه می دهد و به داده پیام یعنی درخواست برداشت وجهی از حساب، متصل است.
سند سفید امضاء
امضاء سند به منزله آگاهی از مفاد سند و تایید و پذیرفتن آن است و در نتیجه پس از تنظیم آن انجام می شود.
بنابراین هر گاه سندی علیه شخص ابراز شود و این شخص اظهار نماید که سند سفید امضاء بوده است، بدین معنا که امضاء سند پیش از تنظیم و یا تکمیل آن انجام شده، مدعی شمرده می شود و بار دلیل سفید امضاء بودن سند بر دوش اوست.
اما پرسش این است که اگر سفید امضاء بودن سند عادی اثبات گردید، حسب مورد مفاد سند در صورتی که برگ بدون نوشته امضاء شده باشد یا آن قسمت که پس از امضاء تکمیل شده در صورتی که بخشی از آن پیش از امضاء نوشته شده باشد، تا چه حد اعتبار دارد؟ آیا محاکم می توانند به این اسناد ترتیب اثر دهند یا خیر؟
رویه قضایی در حقوق ایران تسلیم سند سفید امضاء به دیگری به منزله دادن نمایندگی برای تنظیم سند است و عرف این نمایندگی ضمنی را درک می کند و می پذیرد؛ بنابراین در رویه قضایی ایران سند سفید امضاء معتبر است.
بنا بر این نظر برای بی اعتبار ساختن سند سفید امضاء، خوانده باید نه تنها سفید امضاء شدن سند را اثبات نماید بلکه اثبات نماید که … از این امضاء سوء استفاده شده است. یعنی امین و نایب امضاء کننده بر خلاف اختیار و مصلحت موکل دست به اقدامی فضولی زده و سند را مخالف تبانی مبنای آن تنظیم کرده است.
باید پذیرفت که اگر هم دادن سفید امضاء به مفهوم دادن نمایندگی باشد، نمی توان در تمام موارد دارنده سفید امضاء را در نوشتن هر چه در سند آمده نماینده دانست: بلکه چون نماینده باید نمایندگی خود را در اعمال تعهد آوری که به نمایندگی از موکل انجام داده اثبات کند،
بار دلیل اثبات مطابقت آن چه در سند سفید امضاء آمده با آن چه ادعای نمایندگی آن می شود بر دوش نماینده است و در نتیجه قراینی باید بر اثبات چهارچوب و موضوع نمایندگی ارائه شود.
انواع سند عادی
ویژگی اسناد عادی، در برابر اسناد رسمی این است که آن اسناد هر یک یا هیچ یک از ارکان سند رسمی را ندارد. اما علی القاعده، دارای امضاء مهر یا اثر انگشت منتسب الیه است.
بنابراین فیش پرداخت وجه بانکی، قولنامه، مبایعه نامه، فاکتور خرید و فروش کالا، رسید عادی دریافت وجه یا مال، بیمه نامه، تقسیم نامه عادی، توافق نامه عادی، نامه های خصوصی و… را در بر می گیرد.
بنابراین با توجه به تعریفی که از اسناد عادی داده شد، این اسناد نه تنها شمارش شدنی نیستند، بلکه دسته بندی دقیق و جامع آنها نیز شدنی نیست، با این همه، چند دسته مهم آن ها در مباحث بعدی آورده می شود.
اسناد تجاری
اسناد تجاری، همه اسنادی را در بر می گیرد که بین تجار رد و بدل شده و معمولا در خور معامله می باشند، پس نه تنها چک و سفته که اسناد ذاتا تجاری نیستند و برات که تجاری است بلکه اسنادی مانند بارنامه، قبض انبار را هم در بر می گیرد و به هر روی، سند عادی شمرده می شوند. زیرا یکی از شرایط اسناد رسمی را ندارند.
دفاتر تجاری و قابلیت استناد آن
به موجب ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری مکلف است دفاتری را که در این ماده آمده است داشته باشد. این دفاتر بدین شمارند:
دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه که شرح آن ها در تالیفات حقوق تجارت آمده است.
در خصوص دفاتر تجاری از مواد ۱۳۰۰-۱۲۹۷ ق.م؛ ماده ۱۲۸۱ همین قانون و نیز ماده ۱۴ ق.ت این نکات برداشت می شود.
از یک سو، دفاتر تجاری تاجر، چه در دعوی بین تاجر و تاجر و چه در دعوی بین تاجر و غیر تاجر، علیه او دلیل است و حتی به موجب ماده ۱۲۸۱ ق.م که اطلاق دارد (قید دین در دفتر تجار به منزله اقرار کتبی است).
اعم از این که طرف دعوی تاجر باشد یا غیر تاجر باشد. از سوی دیگر، دفتر تجاری هر تاجری، در دعوای تاجر بر تاجر، در صورت وجود سه شرط به نفع خود او دلیل شمرده می شود.
این سه شرط در ماده ۱۲۹۹ق.م آمده،
نخست آن که دفتر تجاری، مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد.
دوم آن که هیچ یک از عللی که دفتر تاجر را از دلیل بودن خارج می کند در مورد دفتری که به آن استناد می شود اثبات نشود. برای نمونه، تراشیدگی در دفتر.
در این ماده می خوانیم دفتر تاجر در موارد مفصله ذیل دلیل به نفع تاجر محسوب نمی شود. در صورتی که مدلل شود که اوراق جدیدی وارد دفتر شده یا دفتر تراشیدگی دارد. در واقع در دفتر بی ثباتی شود. مثال تاریخ ها جا به جا شده است.
اگر این بی ترتیبی به نفع صاحب دفتر باشد، به نفع او استفاده می شود، اگر به ضرر باشد در هر صورت با همین وضعیت به ضرر او قابل استناد است.
شرط ۳ برای بی اعتباری دفتر تجاری به نفع تاجر زمانی است که بی اعتباری دفتر سابقا به جهتی از جهات در محاکم مدلل شود؛ مثال به دلیل اضافه شدن اوراق، تراشیدگی یا بی ترتیبی در دفتر.
- اولین شرط که دفتر تاجر به نفع او مطرح شود در م ۱۲۹۹ بیان شده که در دفتر تجاری تاجر از اعتبار نیفتاده باشد.
- دومین شرط: دفتر تجاری مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد.
- سومین شرط: دعوایی که برای اثبات آن به دفتر تاجر استناد می شود از محاسبات و مطالبات تجارتی تاجر حاصل شده باشد.
زمانی مندرجات دفتر تجاری قابل استناد به نفع تاجر که ناشی از اعمال تجارتی باشد. ماده ۱۲۹۷ در این خصوص مقرر می کند که دفتر تجاری در موارد دعوی بین تاجر بر تاجر دیگر در صورتی که دعوی از محاسبات و مطالبات تجاری تاجر حاصل شده باشد. مشروط بر این که دفاتر مزبور مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد.
با وجود این سه شرط دفتر تجار به نفع او قابل استناد است به شرط این که طرفین دعوی هر دو تاجر باشند.
نتیجه:
سرانجام دفتر تجاری در دعوای بین تاجر و غیر تاجر، اگر چه، به هر روی، علیه تاجر دلیل است، اما به نفع خود تاجر سندیت ندارد و تنها می تواند جزء قراین و امارات قبول شود (ماده ۱۲۹۸ ق.م.).
با این همه، اگر شخصی (تاجر یا غیر تاجر) به دفتر تاجر استناد کرد باید مجموعه دفتر را به عنوان دلیل بپذیرد. مگر این که ثابت شود که آنچه به زیان اوست دارای اعتبار نیست.
اسناد عادی گواهی امضاء شده
سند گواهی امضاء شده هر سند عادی است که اگر چه سر دفتر اسناد رسمی آن را تنظیم نمی کند، اما گواهی می کند که در حضور او امضاء شده و بنابراین صحت امضاء را گواهی می کند. گواهی امضاء نمودن سند عادی موجب نمی شود که سند رسمی شمرده شود. اما امضاء کننده چنین سندی نمی تواند امضای خود را انکار نماید.
اسناد عادی لازم الاجرا
برخی از اسناد عادی، ویژگی خاصی را دارند که از حیث این ویژگی با اسناد رسمی برابرند. همان طور که اسناد رسمی لازم الاجرا هستند اسناد عادی نیز چنین ویژگی را خواهند داشت؛ مثال اسناد عادی لازم الاجرا چک می باشد. و ۲ موردی که در ماده ۱۲۹۱ ق.م نیز در مباحث قبلی به آن ها اشاره شد.
نامه های خصوصی
نامه خصوصی نیز یک سند عادی است. البته هر نوشته ای که حسب مورد، علی القاعده، دارای امضاء، مهر یا اثر انگشت منتسب الیه باشد و هریک از شرایط سند رسمی نداشته باشد نیز سند عادی به شمار می رود. نامه خصوصی زمانی عنوان سند به آن صدق می کند که در مقام دفاع در دادگاه قابل استناد باشد. در غیر این صورت به عنوان سند تلقی نخواهد شد.
نوشته الکترونیکی
سند در قانون مدنی به نوشته ای گفته می شود که در مقام اثبات دعوی یا دفاع در خور استناد باشد (م ۱۲۵۷ ق.م.).
در تعریف (نوشته) خط یا علامتی است که بر روی صفحه نمایان باشد، تفاوتی نمی نماید که صفحه، کاغذ، چوب، سنگ یا… باشد. تعریف مزبور از سند سنتی گویای این است که سند باید صورت مادی و دارای تجسم بیرونی داشته باشد. اما گرایش روز افزون به بهره گیری از وسایل الکترونیکی، نوری و فناوری های جدید اطلاعات برای تولید و فرستادن و ذخیره وقایع، اطلاعات و مفاهیم، نهایتا دولت ها را وادار نمود تا از جنبه حقوقی آن ها را مورد توجه قرار داده و با وضع قوانین مناسب به ویژه شیوه اثبات، محتوا و همچنین طرفین مبادلات مزبور، را پیش بینی نمایند. در ایران نیز قانون تجارت الکترونیکی در سال ۱۳۸۲ تصویب شد.
به موجب بند الف ماده ۲ قانون مزبور هر نوع داده پیام هر نمادی از واقعه، اطلاعات یا مفهوم است که با وسایل الکتریکی، نوری و یا فناوری های جدید اطلاعات تولید، فرستاده، دریافت، ذخیره یا پردازش می شود.
داده پیام به وسیله (اصل ساز) تولید یا فرستاده می شود تا مخاطب آن را دریافت نماید، تولید کننده و فرستنده داده پیام آن را با امضاء الکترونیکی امضاء می نماید.
به موجب ماده ۱۲ اسناد و ادله اثبات دعوی ممکن است به صورت داده پیام بوده و در هیچ محکمه یا اداره دولتی نمی توان براساس قواعد ادله موجود، ارزش اثباتی (داده پیام) را صرفا به دلیل شکل و قالب آن رد کرد.
دور نویس
دورنویس شیوه ویژه ای از روگرفت است یعنی روگرفت الکترونیکی نوشته ای است که بر کاغذ جلوه می نماید و بنابراین از نظام کپی ها پیروی می کند. هر چند کپی الکترونیکی یک نوشته است اما احکام و پیامدهای نوشته الکترونیکی که تولید می شود بر آن بار نمی شود.
ارزش اثباتی دور نویس همانند کپی سند است. کپی سند اگر توسط مقامات مندرج در م ۵۷ قانون آ.د.م گواهی شد که مطابق با اصل است. می تواند مورد توجه دادگاه قرار گیرد.
بنابراین اصل سند باید در صورت مطالبه طرف مقابل ابراز شود و اگر نشود، در صورت انکار یا تردید و یا ادعای جعل نسبت به آن مشمول مقررات مربوط به اسناد قرار می گیرد. باید اصل سند توسط استناد کننده به دادگاه ارائه شود. اگر ارائه نشود تحت شرایطی آن سند از عداد دلایل استناد کننده خارج است.
