گواهی امضاء و شرایط آن

در صورتی که امضاء فردی زیر یک نوشته به وسیله سردفتر اسناد رسمی تایید و تصدیق شود، اصطلاحا گواهی امضاء انجام شده است.

گواهی امضا از جمله امور و وظایفی است که در دفاتر‌ اسناد‌ رسمی‌ انـجام مـی‌گیرد. تـبلیغ و انعکاس گواهی امضا معمولا در دفترخانه‌ها چشمگیر است؛ چرا که اگر به‌ تابلو دفاتر اسناد رسـمی توجه کنیم در کنار عبارات مربوطه عبارت گواهی امضاء را‌ می‌بینیم.

همین طور در سربرگ اوراق، مهر، آدرس و کارت معرفی سردفتر مشاهده می‌شود.

گواهی امضا اصطلاحا به معنای این است که امضای فردی ذیل یک سند عادی توسط سردفتر اسناد رسمی تایید و تصدیق گردد.

در مرحله آخر سردفتر امضا انجام شده را گواهی نموده و پس از امضای خود با مهر دفترخانه آن را ممهور می نماید و به متقاضی تسلیم می نماید.

مستندات قانونی در ارتباط با گواهی امضا

ماده ۴۹ قانون ثبت اسناد و املاک مقرر میدارد:

“وظایف مسئولین دفا‌تر از قرار ذیل است:

• ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون.
• دادن سواد مصدق از اسناد ثبت‌شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند.
• تصدیق صحت امضا.
• قبول و حفظ اسنادی که امانت می‌گذارند.”

برابر با ماده فوق مشخص می گردد که یکی از وظایف سردفتران، تصدیق و تنظیم گواهی امضاء می باشد.

ماده ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر میدارد:

“دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصرا مخصوص تصدیق امضاء ذیل نوشته‌های عادی است و نوشته تصدیق امضاء شده با توجه به‌ ماده ۳۷۵ آیین دادرسی مدنی مسلم‌الصدور شناخته می‌شود.

وزارت دادگستری آیین‌نامه لازم را برای گواهی امضاء تهیه و تصویب خواهد کرد.”

مطابق با ماده ۱ قانون ثبت و مواد ۱۹ و ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی، یکی از دفاتری که هر دفترخانه لازم است که داشته باشد، “دفتر گواهی امضاء” می باشد.

دفتر گواهی امضاء، دفتری است در ابعاد ۲۰ در ۳۴ سانتیمتر که به صورت پلمپ شده از اداره ثبت محل توسط دفاتر خریداری گردیده و هر صفحه آن دارای خطوط افقی و شش ستون می باشد که به ترتیب عبارتند از:

• ستون شماره ترتیب
• ستون تاریخ
• ستون نوع نوشته ای که امضاء ذیل آن گواهی می گردد.
• ستون مربوط به شرح و معرفی و محل امضای معرفین.
• ستون مربوط به عین گواهی که در سند نوشته شده است؛ بطور مثال نوشته می شود:
• فقط صحت یا امضاء/ اثر انگشت آقا/ خانم … فرزند … به شماره شناسنامه … و کد ملی … صادره از … متولد … که با علامت + یا × مشخص یا نمودار است گواهی می گردد.
• ستون مربوط به نمونه امضاء صاحب سند که در این ستون امضاء یا اثر انگشت درخواست کننده اخذ می گردد.
• اگرچه معمولا در گواهی امضاء ثبت با سند برابر است نوشته نمی شود اما عقلانی است که متن گواهی روی سند با متن در دفتر یکسان باشد.

نکات مهم در اخذ گواهی امضا

• در مورد اشخاص بیسواد، گواهی اثر انگشت، به منزله گواهی امضا می باشد.
• ذیل هر نوع نوشته عادی (بنا به نظری هر نوع سندی که ثبت آن طبق قانون اجبار نشده باشد) را می توان تصدیق امضاء نمود، مگر اینکه در قانون استثناء شده باشد.
• در ارتباط با گواهی امضای اسنادی که به زبان خارجی می باشند، سردفتر اسناد رسمی ملزم است که در ابتدا از ترجمه متون آن اطمینان حاصل نموده و بعد گواهی امضا را صادر نماید.
• متقاضی اخذ گواهی امضا ملزم است که اصل شناسنامه یا کارت ملی خود را به همراه داشته باشد و در صورت ناخوانا بودن یا مخدوش بودن، مراتب از طریق اداره ثبت احوال استعلام گردد.
• در شرایطی که ذینفع، تقاضای صدور تصویر مصدق (کپی برابر اصل) نوشته حاوی گواهی امضا را نماید، بدلیل اینکه اصل برگه گواهی امضا قبلا به متقاضی تحویل داده شده است، فقط تصویری از آن در بایگانی دفتر اسناد رسمی وجود دارد، بنابراین دادن تصویری از گواهی امضا با قید این متن که این تصویر برابر با تصویر نسخه موجود در دفترخانه است، بلا اشکال می باشد.

اسناد مورد گواهی امضا باید غیر مالی باشند. دفاتر اسناد رسمی به موجب قانون از گواهی امضای نوشته های مالی ممنوع می باشند.

بنابراین دفاتر اسناد رسمی مجاز نیستند امضای اشخاص ذیل یا ظهر اسناد تجاری مانند چک، سفته و اسنادی که موضوع آن اموال غیرمنقول و املاک یا منافع آن و تادیه وجه نقد یا ضمانت آن به طور منجز. ویا سهام شرکت های ثبت شده می باشد، گواهی نمایند.

ماده ۱۲ اصلاحی  آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران چنین مقرر نموده است:

“دفاتر گواهی امضا مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته های مالی نیستند.”

مقصود از نوشته های مالی نوشته ها یی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضا کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آن که موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیرمنقول یا سهام شرکت های ثبت شده باشد.