اسناد رسمی، عادی و اسناد لازم‌الاجرا شامل چه اسنادی می‌شوند؟ کدامشان بدون دادگاه معتبر است؟ سند رسمی چه شرایطی دارد؟ این سؤالات یکی از شایع‌ترین پرسش‌های حقوقی است که مردم می‌پرسند؛ چون با اسنادی مثل سند ازدواج، سند ماشین، سند مالکیت خانه، سند اجاره، چک، سفته و مانند آن سر و کار دارند. خوب است بدانیم در قانون چند نوع سند داریم و آنها با هم چه تفاوتی دارند.
انواع اسناد رسمی و عادی
به طور کلی در قوانین دو سند رسمی و عادی داریم. تعریف سند رسمی در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی آمده است و در ماده ۱۲۸۹ آن گفته شده که اسناد غیر منطبق با شرایط ماده ۱۲۸۷ اسناد عادی هستند. یکی از تفاوت‌های مهم سند رسمی و عادی در لازم‌الاجرا بودن آنهاست. اسناد رسمی این خاصیت را بدون مراجعه به دادگاه دارند و دفاتر اسناد رسمی می‌توانند بر اساس سند رسمی و رعایت مقررات، به درخواست صاحب سند اجراییه صادر کنند؛ مانند اسناد ملکی و اجاره‌ای ثبت شده در دفتر اسناد رسمی. در مواد ۹۲ و ۹۳ قانون تجارت به همین نکته اشاره و تصریح شده که همه اسناد رسمی حتی اسناد رسمی معاملات املاک بدون نظر دادگاه لازم‌الاجرا هستند مگر یک استثنا: تسلیم عین منقولی که شخص ثالث آن را تصرف کرده و ادعای مالکیت آن را دارد. یک تفاوت دیگر سند رسمی و عادی، نوع تنظیم آنهاست که در سند رسمی، مقررات و تشریفات قانونی وجود دارد.
در مقابل اسناد رسمی، اسناد عادی وجود دارند که شرایط قانونی سند رسمی را ندارند اما معتبرند ولی در صورت اختلاف، برای استفاده و استناد به آنها باید به مراجع رسمی مثل دادگاه مراجعه کرد. قول‌نامه‌های مختلف دستی که بین اشخاص و بدون تشریفات قانونی نوشته و امضا می‌شود، وصیت‌نامه‌های ثبت رسمی نشده، برگ مبایعه‌نامه مشاورین املاک یا خودرو جزو اسناد عادی پرکاربرد هستند.
سند رسمی چیست؟
ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، سند رسمی را این طور بیان می‌کند:
«اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است.»
بنابراین برای صدور سند رسمی، سه جایگاه قانونی وجود دارد.
۳ صادرکننده قانونی سند رسمی
بنا بر تعریف سند رسمی در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، این اسناد از سه ناحیه می‌توانند صادر شوند:
- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که جزو ساختار قوه قضاییه است.
- دفاتر اسناد رسمی که جزو ساختار تشکیلاتی حکومت نیستند اما به حکم قانون و تحت نظارت قوه قضاییه فعالیت دارند.
- سند تنظیمی مأموران رسمی در حدود صلاحیت خود و مطابق مقررات قانونی.
جایگاه دو مرکز اول و دوم صادرکننده اسناد رسمی روشن است. اما برای مورد سوم، سه شرط وجود دارد که بااهمیت است.
۳ شرط صدور سند رسمی توسط مأموران
برای سومین صادرکننده سند رسمی، طبق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، سه شرط لازم وجود دارد:
- تنظیم سند توسط مأمور رسمی صورت بگیرد. البته مأمور رسمی لازم نیست کارمند دولت یا دستگاه قضایی باشد.
- مأمور، صلاحیت تنظیم سند را داشته باشد. مثلاً سردفتر اسناد رسمی یا مأمور ثبت اسناد ازدواج و طلاق، صلاحیت صدور سند ثبت احوال مانند تولد یا فوت را ندارد. یا در مثال دیگر، مأمور ثبت نقشه و حدود املاک یک شهر، صلاحیت این کار را در جای دیگری ندارد مگر به حکم قانون و مأموریت.
- مراحل تنظیم سند با رعایت مقررات قانونی باشد. این شرط جدا از مفاد سند است که طبق ماده ۱۲۸۸ قانون مدنی، مفاد همه اسناد، چه رسمی و چه عادی، وقتی معتبر است که مخالف قانون نباشند.
بنابراین هرگاه سند و نوشته‌ای یکی از این سه شرط را نداشت رسمی نیست حتی اگر تایپ‌شده در سربرگ اداری یا شرکتی و با مهر و امضا باشد. برای مثال، اسناد مکتوب در بنگاه‌های معاملات ملکی و اتومبیل با وجود برگ با نشان و آرم بنگاه، مهر و امضا، سند عادی اند؛ چون آنها مامور رسمی نیستند اما دفاتر اسناد رسمی هرچند کارمند دولت نیستند اما طبق قانون، مأمور رسمی و قانونی (شرط اول) هستند و به همین دلیل صلاحیت تنظیم اسناد (شرط دوم) را البته با رعایت مقررات قانونی (شرط سوم) دارند.
چند نکته حقوقی سند رسمی
درباره اسناد رسمی به این چند نکته توجه داشته باشید:
- اسناد رسمی علاوه بر اعتبار برای طرفین آن، در صورت فوت آن ها، برای ورثه آنان نیز معتبر است.
- تاریخ سند رسمی در مقابل اسناد عادی، حاکم و معتبر است. مثلاً اگر در مقابل سند رسمی معامله ماشین یا خانه، سند عادی با تاریخ قبل با بعد از سند رسمی وجود داشته باشد، در این حالت، تاریخ سند رسمی حتی برای شخص ثالث و دارنده سند عادی، معتبر است و به مالکیت خودرو یا خانه طبق سند رسمی حکم می‌شود نه سند عادی.
- مهم‌ترین دلیل برای بی‌اعتباری سند رسمی، اثبات جعل و عدم اصالت آن است.
- دادگاه به نوشته‌های در متن، حاشیه و پشت سند رسمی حتی بدون تاریخ و امضا توجه می‌کند و این موارد همیشه بی‌اعتبار نیستند. همچنین خط‌خوردگی در سند یا خط کشیدن برای باطل کردن سند، تا باطل بودن سند اثبات نشود آن را از اعتبار خارج نمی‌کند.
اسناد عادی اما لازم‌الاجرا
یک دسته از اسناد عادی به حکم قانون خاص خود لازم‌الاجرا هستند و می‌توان آنها را بدون حکم دادگاه به اجرا گذاشت. مهم‌ترین موارد آن از این قرارند:
- اسناد مطالباتی سازمان تأمین اجتماعی.
- اسناد مطالباتی سازمان امور مالیاتی کشور.
- قراردادهای تسهیلات بانک‌ها طبق عقود اسلامی و بانکداری بدون ربا.
- سفته که سند تجاری برای تعهد پرداخت در تاریخ مشخص و در سقف اعتبار آن است، یک سند عادی ولی لازم‌الاجراست. البته عدم پرداخت سفته جنبه حقوقی دارد نه کیفری.
- چک نیز سند عادی بانکی است اما به موجب قانون چک، لازم‌الاجراست و در صورت عدم تأمین تمام یا قسمتی از مبلغ چک، شخصی که چک در وجه او صادر شده است طبق مقررات قانونی می‌تواند درخواست گواهی عدم پرداخت و برگشت چک کند و از طریق مراجع ذی‌صلاح برای اجراییه و وصول وجه چک یا باقی‌مانده آن اقدام کند. دعاوی چک در مواردی مانند چک بلامحل کیفری و جرم است و جزو سوء‌پیشینه ثبت می‌شود.
- مطالبات عوارض شهرداری.
- هزینه‌های مشترک در آپارتمان.
در خدمت رایگان پرسش و پاسخ حقوقی بنیاد وکلا می‌توانید سؤالات مختلف و متنوع مردم را درباره اسناد ثبتی و ملکی و قرادادها ببینید و جواب کارشناسان حقوقی و وکلای متخصص را بخوانید تا متوجه شوید حجم زیادی از مشکلات حقوقی به مفاد اسناد عادی و رسمی و نوع تنظیم آنها مربوط می‌شود. بنابراین مشاوره حقوقی را باید در زندگی و شغل و حرفه خود جدی بگیریم و استفاده کنیم.
