متقاضی باید تقاضای خود را به ثبت محل وقوع ملک تسلیم دارند.
درخواست در اداره ثبت، ثبت می شود.
درخواست به نماینده ثبت ارسال می شود.
پرونده و وضعیت ثبتی آن توسط نماینده بررسی و مراتب طی گزارشی مبنی بر چگونگی جریان ثبتی پرونده و اینکه آیا نسبت به آن سند مالکیت صادر شده یا خیر، ضمن اظهارنظر صریح در خصوص امکان یا عدم امکان افراز اموال مشاع به اطلاع اداره ثبت می رسد.
اداره ثبت پس از ملاحظه گزارش نماینده و بررسی پرونده تصمیم لازم مبنی بر قبول یا رد درخواست افراز را اتخاذ و در صورت قبول درخواست افراز روز معاینه محل را نیز تعیین و به متقاضی اعلام و پرونده را جهت تهیه اخطار لازم و دعوت از مالکین و شرکاء ملک به نقشه بردار ارجاع می نماید (در صورتی که تصمیم اداره ثبت مبنی بر رد درخواست افراز اتخاذ شود، مراتب به متقاضی افراز و کلیه شرکا ابلاغ می گردد).
نقشه بردار روز معاینه محل را طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ و از آنها دعوت مینماید که در روز و ساعت تعیین شده در محل وقوع ملک حضور یابند و تاکید می نماید که عدم حضور سایر مالکین مانع از انجام عمیات افراز نخواهد بود.
نقشه بردار نقشه ملک مورد نظر را در این روز تعیین می کند.
پس از تهیه نقشه و اخذ تاییدهای لازم آن، نماینده با توجه به نقشه ترسیمی و به نحوی که در تفکیک معمول است، صورتجلسه افراز را تنظیم و هر یک از قطعات افراز شده را در سهم مالک مربوط قرار داده و پس از امضاء خود و نقشه بردار در صورت امکان به امضاء متقاضی رسانیده و جهت اتخاذ تصمیم نزد اداره ارسال می دارد.
مشاوره حقوقی (در صورت جلسه افراز بایستی ابتدا حدود کل ملک و سپس حدود قطعات افراز شده به ترتیب و با تعیین شماره و با ذکر طول ابعاد و مساحت نوشته شده و هر قطعه در سهم فرد مورد نظر قرار داده شود).
مسئول اداره ضمن بررسی کامل و تطبیق حدود و مشخصات قطعات مفروز مندرج در صورتجلسه و نقشه افراز و سایر مکاتبات انجام شده، تصمیم خود مبنی بر افراز ملک را ذیل صورتجلسه مرقوم می دارد.
تصمیم از سه حالت خارج نیست:
- تصمیم اداره ثبت همراه با یک نسخه فتوکپی از نقشه و صورتجلسه افراز طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ می شود تا چنانچه به تصمیم مذکور و نحوه افراز اموال مشاع اعتراضی دارند، مراتب را ظرف ده روز از تاریخ رویت اخطار کتبا به دادگاه صالحه محل وقوع ملک تسلیم دارند؛ پس از انجام مراحل اعتراض، متقاضی می تواند درخواست صدور سند مالکیت خود را بنماید.
- نماینده با توجه به صورتجلسه افراز پیش نویس سند مالکیت قطعه یا قطعات مفروز مورد نظر را تهیه می نماید.
- متصدی دفتر املاک سند اولیه را ابطال و سند جدید تحریر و مراتب ابطال اسناد مالکیت مشاعی را طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی تابعه ابلاغ می نماید.
- الف) نحوه اعتراض:
متقاضی درخواست ثبت، این درخواست را تقدیم اداره ثبت می کند.
اداره ثبت این درخواست را یا می پذیرد یا رد می کند.
در هر دو فرض، از زمان ابلاغ تصمیم واحد ثبتی، وکیل متقاضی ظرف ۱۰ روز مهلت دارد که چنان چه اعتراضی به این تصمیم داشته باشد، به دادگاه عمومی حقوقی محل وقوع ملک مراجعه کند و دادخواستی مبنی براعتراض تقدیم کند.
- ب) احکام قابل اعتراض:
- حالت اول: حکم دادگاه مبنی بر افراز اموال مشاع صادر شد ولی با محل انطباق ندارد: در این صورت تقسیم باطل است و قابلیت اجرا ندارد.
- حالت دوم: حکم صادره سهو قلم دارد. در این فرض خود دادگاه بدوی، تا زمانی که از حکم تجدیدنظرخواهی صورت نگرفته باشد می تواند این اشتباه را اصلاح کند و اداره ثبت نیز طبق این اصلاحیه اقدام می کند. اما اگر به این حکم اعتراض شده باشد، دادگاه بدوی صلاحیت اصلاح را نخواهد داشت.
اینجا دادگاه تجدیدنظر اصلاح می کند و بر طبق این حکم اداره ثبت اقدام مقتضی انجام خواهد داد.
بعد از افراز اموال مشاع این مساله پیش می آید که کدام یک از قسمت های جدا شده متعلق به کدام شریک باشد.
در اینجا هم راه اول تراضی است، بدین معنا که شرکا بین خود به نحو تراضی آن حصه ها را تقسیم کنند.
در صورتی که تراضی حاصل نشد از قرعه استفاده می شود.
در قانون نیز آمده بعد از افراز اموال مشاع در صورت عدم تراضی بین شرکا به قرعه تعیین می گردد (در صورتی که میزان سهام شرکا مختلف باشد، اول تعدیل سهام انجام می شود).
